Последние пять лет я принимаю участие в работе над выставочными проектами PIR Expo и смог хорошо изучить процессы организации и подготовки крупных профессиональных выставок.
Я не только оформляю каталоги и материалы для выставок, но и сам регулярно посещаю разные выставки, знакомлюсь с новыми людьми, компаниями, их продукцией, обмениваюсь визитками.
В этой заметке я хочу поделиться своим опытом посещения выставок.
Навигация
Самая большая проблема на любой выставке — это найти стенд интересующей компании. Залы Крокус Экспо пугающе огромны.
Экспоцентр состоит из множества разных зданий, на его территории я блуждаю в поисках нужного здания, на которых не видно нумерацию.
ЦДХ напоминает лабиринт Минотавра, там я просто стараюсь идти в одном направлении, никуда не сворачивая, а пройдя все залы по кругу, возвращаюсь в начало.
Какая бы ни была подробная планировка на сайте или в каталоге выставки — в помещении всё выглядит совсем иначе. Попав в нужный зал выставочного центра, легко потеряться между рядами и стендами экспонентов. Каждая выставка имеет свою уникальную нумерацию стендов, разобраться в которой на ходу чаще всего очень сложно.
Даже, если известен номер нужного стенда, то на самом стенде номера часто нет! Также нет и на соседнем, я не могу понять, где нахожусь и в какую сторону нужно идти. Хорошо, если на стенде компании есть большой логотип и название, которые видно издалека, тогда стенд легче найти, но это бывает далеко не всегда.
Как можно было бы облегчить посетителям передвижение на выставке? Организатору выставки следует обозначать на полу или с помощью вывесок номера рядов или диапазон номеров стендов, находящихся в этом ряду. Экспонентам следует крупно указывать номер стенда на фризе, либо на стене, чтобы посетители могли этот номер видеть.
Важно также размещать план выставки входом вниз. Почему? Потому что движение по выставке начинается от входа — это начало! Верх планировки — это движение прямо, стенды слева на плане находятся слева от посетителя, и стенды справа на плане находятся справа от посетителя. Но часто дизайнеры лепят планировку по формату листа, не обращая внимания на её расположение в помещении.
План выставки «ПИР 2011»
План выставки Moscow Bar Show 2013
План выставки Moscow Сoffee and Tea Expo 2013
План выставки «Отель 2014»
План выставки в каталоге PIR Expo 2015
План выставки в каталоге «Отель 2015»
План выставки в каталоге Moscow Coffee and Tea Expo 2015
Визитки — это настоящая валюта на выставке: компании с их помощью приобретают новых клиентов и партнёров. Часто визитки кончаются в самый неподходящий момент, поэтому важно иметь достаточный запас визиток и заранее заказать дополнительный тираж. Всегда берите с собой целую коробку своих визиток.
Вернувшись с выставки с несколькими десятками визиток, я понимаю, что совсем не запомнил, где чья. Почему? Потому что традиционно на визитке указаны логотип и название компании, имя человека, должность и контактные данные. Чего же не хватает? Описания услуг компании!
Как отличить «ТехЕвроСтрой» от «ТехЭкоСтрой»? Менеджер какой компании обещал вам хорошую скидку? Названия компании недостаточно, если вы успели познакомиться с десятком компаний, работающих в одной отрасли. Поэтому для участия в выставках следует дополнительно писать на визитке основной вид деятельности и перечень услуг вашей компании. Для руководителей я делаю яркие визитки с фотографиями.
Листовки, буклеты, официальные каталоги
На выставке мы часто ограничены временем, и не всегда удается внимательно изучить продукцию компании и пообщаться с её представителями. Мы не можем запомнить все компании и товары, которые увидели, поэтому я всегда прошу дать мне буклет.
Но вместо этого мне часто предлагают визитку, а проблему визиток я описал выше. Либо это обычная листовка с рекламой и призывом посетить сайт, позвонить или сделать заказ, что совершенно неинформативно.
Даже в самом простом варианте буклета должно присутствовать описание услуг и товаров компании, а также контактная информация.
Если у компании есть несколько разных листовок, вместо одного общего буклета, то их стоит объединить в брендированную папку. Это не так дорого стоит, но позволяет придать пачке листовок опрятный и солидный вид. Если на папки нет времени или бюджета — купите красивые цветные конверты. А вот использовать офисные файлы не нужно.
Другой крайностью являются большие, тяжелые каталоги продукции или портфолио. Часто на просьбу дать буклет, мне вручают толстый справочник с историей компании, сотней страниц чертежей и технических спецификаций продукции.
Да, солидно, богато, видно, что компания успешно работает на рынке -надцать лет. Но это не то, что мне нужно! Обычному посетителю нужен обычный маленький буклет, чтобы получить основные сведения о компании.
Толстые справочники нужно вручать только будущим партнерам, которые хотят сотрудничать с вами.
Также необходимо выложить каталог в формате PDF к себе на сайт — в любом случае, при заказе печати у вас будет PDF-файл. В таком файле проще искать информацию, можно копировать текст, можно рассылать клиентам — каталоги на выставке могут кончиться также внезапно, как и визитки. А также он совсем не занимает место, в отличие от бумажного каталога.
Идеальный набор для выставки: яркая листовка, буклет с основной информацией и подробный справочник.
Хорошие рекламные сувениры позволяют компании произвести лучшее впечатление, запомниться, и как следствие, получить нового клиента. Посетителю выставки всегда можно подарить ручку, блокнот или что-то полезное с логотипом компании. Особенно эффективно работает образец продукции. Его можно посмотреть, потрогать и убедиться в качестве продукта или испытать его свойства.
Я всегда стараюсь взять интересующий образец, чтобы внимательно его изучить или использовать в своей работе. Так у меня есть множество образцов дизайнерской бумаги для проектов, я знаю в какой компании какая бумага продается.
Очень удобно иметь образцы стройматериалов — на строительной выставке мне подарили несколько маленьких образцов разных технологичных стройматериалов, защитных плёнок и утеплителей.
Так я смог определиться с выбором подходящего материала, и самое главное — понять различия в видах продукции разных компаний.
Угощения
На стендах, где предлагают угощения, всегда больше людей, чем на других! Все любят получить что-то нахаляву, особенно что-то вкусное. Фуршет можно не устраивать, но ваза с конфетами или тарелка с закуской поможет привлечь больше посетителей и подкрепить общение приятным жестом. 🙂
Размер моего «улова» почти после каждой посещённой выставки 🙂
Другие статьиOther Articles
- Главная страницаHomepage
- БлогBlog
- НаверхTop
4 совета для посещения любой выставки
Анна Покровская 12 февраля, 2021
Для начала стоит задать себе один простой вопрос: «А хочу ли я…?» Пойдёте ли вы в кино на фильм, который не нравится? Согласны провести субботний вечер на концерте группы, музыку которой не слушаете? Согласившись, скорее всего, вы будете чувствовать себя «не в своей тарелке», фрустрировать или злиться. Вспомните школу: экскурсии на шоколадную фабрику всегда вызывали больше восторга, чем поездки в музей.
Действительно, искусство — это не конфета, чтобы всем нравиться, и с самого детства оно скорее связано со словом «надо», а не с «хочу». Для понимания и наслаждения выставкой необходимо время и желание. Вы уже не в школе, поэтому можете делать выбор без оглядки на учителей или одноклассников. В этой статье мы расскажем, как начать получать удовольствие от походов на выставки.
Меньше — лучше
Выбирайте только то, что вам действительно нравится, и дозируйте потребление искусства. Глупо надеяться, что вы вдруг полюбите искусство или хотя бы что-то запомните, если решите пробежаться по всей экспозиции Эрмитажа за один день. Видеоарт, живопись, инсталляции, периоды в искусстве — выбирайте то, о чём вам хотелось бы узнать больше. Прочитайте пресс-релиз к выставке и спросите себя, хотелось бы вам узнать больше об этом художнике и увидеть его произведения?
Информация
Инвестируйте в аудиогид или сделайте «домашнюю работу». Иногда банальной статьи из «Википедии» достаточно для подготовки к выставке, а где-то потребуется чуть больше вовлечения. Если речь идёт о выставках современных молодых художников, вам выпал джекпот! Авторов практически всегда можно поймать на открытии выставки и разузнать у них всё, что вам хотелось. Но не стоит пытаться понять искусство только лишь с помощью информации о нём или его авторе. Не читайте экспликации, как только вы подходите к работе. Попытайтесь понять, увидеть, подумать и определить, что вы видите перед собой, и только после этого обращайтесь к объяснению на стене. Краткое содержание книги расскажет сюжет, а сформировать мнение и сделать выводы вы можете, лишь прочитав книгу.
Время
Не спешите! Пройдитесь по выставке дважды. Сперва общий осмотр, а после вы сможете вернуться к работам, которые заинтересовали вас больше всего. Хуже всего на выставках приходится видеоарту и саунд-инсталляциям. Досмотрите или дослушайте цикл до конца. Три секунды видео не заставят вас полюбить или хотя бы понять работу.
Компания
Не ожидайте, что кто-то сможет разделить ваш интерес к искусству, поэтому отдайте предпочтение одиночным походам по галереям. Так вы сможете сконцентрироваться только на своих ощущениях. Чаще всего мы читаем и слушаем музыку в одиночестве, потребление искусства не должно становиться исключением. Со временем вы найдёте свой «клуб по интересам» и сможете рассуждать об искусстве с близкими по духу.
Подготовка к выставке за… 15 дней: чистая правда
Слушать подкаст
Вы ежегодно участвуете в выставке, но вспоминаете о том, что к ней надо готовиться каждый раз в последний момент? Это не редкость. Все знают, что теоретически к выставке надо готовиться заранее — лучше всего за полгода, но на практике почему-то выходит совсем не так.
Сначала находится множество прочих очень важных дел, потом кажется, что до выставки еще далеко, и — вуаля! — вдруг выясняется, что до мероприятия осталось всего-то две недели. Тут-то и начинается настоящая работа по подготовке.
Надеемся, что каждый прочитавший эту статью почерпнет в ней немало полезного для себя и встретит любую выставку во всеоружии.
Что нужно для потенциальных клиентов?
Для кого Вы делаете выставку? Правильно, для них, любимых. Именно поэтому давайте пробежимся по самым основным пунктам подготовки для любого ответственного участника выставки.
1. Беджи
Беджи нужны, чтобы с первого взгляда было видно — сотрудник Вы или праздношатающийся гражданин. И чтобы не думать, как к Вам обратиться: «Э-э-э…» или «Молодой человек», а сразу уверенно говорить: «Здравствуйте, Ильдус Мисбахович!»
2. Визитки
Визитка нужна для того, чтобы, придя в офис после выставки, человек не вспоминал имя того приятного и профессионального молодого человека (Вас то есть), а нашел его на визитке — вместе с названием фирмы и контактной информацией.
3. Стенд
Стенд — это лицо фирмы. Так что можно позаботиться о нем и затем пожинать плоды, а можно вспомнить поговорки «с лица воды не пить» и «не родись красивой», и тоже соответственно что-то пожать. Обычно со стендом возникает несколько типовых проблем.
А где будут лежать запасы раздаточных материалов? Куда повесят куртки сотрудники, которые будут работать на стенде? И, конечно, как привлечь внимание посетителей именно к стенду вашей компании? Очевидные, казалось бы, варианты — такие как установка плазменной панели и показ видео — на деле оказываются непростыми и реализуются обычно на троечку. Запомните: важно не какая будет диагональ у плазмы, а какая информация и с каким звуком будет воспроизводиться на ней (кстати, акустика — это отдельные хлопоты). Потребуется фильм о вашем бизнесе, который можно начинать смотреть с любого места — иначе пришедший к середине фильма на звук зритель просто не поймет о чем речь. Если у Вас такого нет — не тешьте себя надеждами, что сгодится и 30-секундный рекламный ролик, пущенный по кругу: кроме раздражения у посетителей он ничего не вызовет. Лучше озадачьтесь заранее созданием собственного видео. Практика показывает, что за 2-3 месяца можно подготовить к выставке отличный фильм в довольно-таки расслабленном режиме.
4. Раздаточные материалы (буклеты, каталоги)
5. Подарки
Подарки любят все. Особенно нужные подарки. Можно, конечно, пойти стандартным путем наименьшего сопротивления и напечатать календариков и пакетов, а заодно заказать партию шариковых ручек. Пакеты, конечно, пригодятся: в них с выставки привезут кучу буклетов. Потом, кстати, в пакете выбросят мусор — и помянут выставку добрым словом.
Ручкой с вашим логотипом будет писать ребенок потенциального клиента. Другое дело, что на соседнем стенде будут раздаваться, вероятно, точно такие же ручки — «сделайте нам самые недорогие, пожалуйста». Поэтому на данном этапе рекомендуем задуматься — хорошо бы сделать подарки действительно оригинальными.
Например, пусть у Вас на стенде можно будет получить держатель для фотографии, визитницу, магнит на холодильник, простенькую оптическую мышь или коврик для этой самой мыши, а то и карточку памяти с логотипом вашей фирмы.
Помните: пусть лучше у Вас будет не так много подарков, как на соседних стендах у конкурентов — но зато они будут по-настоящему ценными и толковыми.
Своими силами или с помощью специалистов?
Нужно решить, как Вы будете все готовить. Есть два пути. Первый — поручить менеджеру (бренд-менеджеру, PR- менеджеру, секретарше) нарисовать макеты, обзвонить типографии и заказать изготовление там, где подешевле. Этот вариант называется иностранным словом «in house», или русским «на коленке».
Качество, как правило, вполне предсказуемое — «наколенное». Второй путь — заказать дизайн в дизайн-студии или рекламном агентстве, печать — там же. Выполнять самому исключительно функции заказчика — отвергать или утверждать предложенные варианты дизайна, требовать результат, не вникая в технологические подробности.
В этом варианте главное — найти хорошую, профессиональную студию. Всего лишь ;).
Что важно: качество исполнения зачастую зависит не от большего или меньшего профессионализма дизайн-студии (делаем предположение, что Вы не пойдете в компанию «Пупкин и Ко», а выберете фирму с каким-то положительным опытом работы), а от того, как четко Вы сами знаете, чего хотите, и насколько ясные и понятные задачи Вы будете ставить студии.
Если у Вас нет ясной определенности, чего Вы сами хотите — смело действуйте по методу «на коленке»: результат будет точно таким же, как в любой, даже самой дорогой и профессиональной студии. Если же Вы четко понимаете, что Вам нужно — второй вариант для Вас. И именно тем, кто выбрал второй вариант, мы расскажем о том, как можно подготовиться за две недели и один день.
Подготовка: все круги ада за 15 дней
15 дней до выставки — Вы вспоминаете, что скоро выставка, хватаетесь за голову. Ищите дизайн-студию, которая будет работать для Вас! И срочно составляйте список всего, что вам нужно. Как искать? Лучше всего по рекомендации.
Или посмотрев на рекламные материалы с прошлой выставки, которые вам понравились (иногда в конце пишут сайт или телефон студии, сделавшей дизайн). Можно поискать в Интернете, обращая внимание на выложенные образцы работ и клиентов дизайн-студии.
Можно обзвонить компании по телефонному справочнику, в понравившейся студии попросить приехать менеджера с образцами работ (или съездить самому).
14 дней до выставки — В этот день хорошо бы подтвердить заказ на ручки и пакеты с логотипом — именно две недели займет изготовление макетов и печать пакетов (кстати, чтобы создать макет, логотипа обычно достаточно — вряд ли от Вас потребуется что-то еще).
13 дней до выставки — К этому моменту у Вас должен быть готов полный комплект электронных документов для подготовки всех выставочных материалов. Логотип у дизайнеров, вероятно, уже со вчерашнего дня — осталось передать им тексты для буклетов и фотографии. «Всего лишь».
12 дней до выставки — Вы ждете макетов.
11 дней до выставки — Вы начинаете нервничать, звоните дизайнерам.
10 дней до выставки — Дизайнеры присылают свои варианты. Вы сначала пугаетесь, потом привыкаете, и Вам даже начинает нравиться один из макетов. Вы делаете массу замечаний. Дизайнеры сначала пугаются, потом находят замечания толковыми и вносят в выбранный макет исправления.
Здесь важно четко формулировать свое мнение и свои пожелания. Фразы «сделайте мне красиво», «что-то здесь не то, предложите еще варианты», «как-то не очень нравится, а как я хотел бы — не знаю» мы оставляем тем, кто предпочитает «наколенную» работу. Есть четкие категории — цвет, композиция, шрифт — и всегда можно сделать конструктивное пожелание.
9 дней до выставки — В первую очередь нужно завершить работу над версткой буклетов с большим тиражом — их нужно готовить в печать. Нужно внимательно проверить тексты, чтобы не было опечаток. Найти, наконец, недостающие картинки. Или отказаться от них.
Немного о печати. Тиражи от 500 экземпляров печатаются офсетным способом. Можно использовать печать серебром, золотом, пантоном, можно сделать матовое, глянцевое или выборочное лакирование. При выборе типографии следует помнить, что разные производства специализируются на разных тиражах — малых, средних, больших.
Печатные машины бывают под разные форматы и различаются числом печатных секций. Некоторые машины оснащены сушкой, некоторые — нет. От всех этих параметров зависит качество и цена продукции в типографии. Общий смысл этих загадочных слов — доверьте вашей дизайн-студии, где печатать тираж.
Сэкономить на этом, выбирая типографию самому, скорее всего, не удастся.
8 дней до выставки — Перед тем, как подписывать макеты в печать, проверьте их внимательно! Дизайн-студия и типография несут ответственность за внешний вид, но не за то, что написано внутри. Не забудьте проверить правильность контактной информации — телефоны, адреса и электронную почту. Почему-то именно в них чаще всего встречаются ошибки.
7 дней до выставки — Обычный срок изготовления офсетных тиражей — пять — десять рабочих дней. Пора сдавать в печать брошюры и буклеты.
6 дней до выставки — Заказывая дизайн стенда, Вы определились заранее, где будут стоять столы, ресепшен, витрины, плазма, DVD-проигрыватель или ноутбук? Вы сказали об этом дизайнерам? Тогда все хорошо.
Потому что иначе часть изображений могла оказаться загороженной чем-нибудь. И еще — всегда есть искушение «втиснуть» как можно больше информации в площадь стенда. Не забывайте, что редкий посетитель будет читать надписи, расположенные на уровне колен.
Или мелкий шрифт, расположенный выше головы. Сегодня надо закончить дизайн стенда!
5 дней до выставки — Оформление для стенда, не требующее сложного монтажа, такое как баннеры, плакаты, растяжки, ростовые фигуры, пикколо, поп-ап стенды и прочие мобильные разборные конструкции можно сделать за пять дней. Не забудьте скоординировать этот вопрос с дизайн-студией!
4 дня до выставки — Уже поздно исправлять что-либо в стенде или в буклетах. Но еще можно внимательно проверить листовки и визитки.
3 дня до выставки — Обычно срочные тиражи цифровой печатью печатают один-два дня. Подписывайте в печать визитки, малотиражные листовки — дизайн-студия ждет!
Цифровая печать предназначена для печати малых и срочных тиражей (оптимально при тиражах менее 300 листов формата А4). Печатать можно на самоклеющейся бумаге, мелованной и дизайнерской бумаге или кальке. Тираж может быть любой — от одного экземпляра.
2 дня до выставки — все электронные материалы для показа на плазме должны быть готовы, проверены и записаны на несколько болванок — с запасом. Если Вы не планируете установку плазмы на своем стенде — что ж, готовы поспорить, хлопот у Вас и без этого немало.
1 день до выставки — Все, час Х настал. Сегодня Вам доставят все тиражи, а стенд уже монтируется! … Пять часов дня. Доставили тиражи? Нет? Семь вечера. Доставили тираж? Нет?! Девять вечера.
Частично доставили? Частично обещали подвезти завтра прямо на выставку? Вот именно поэтому нужно было для всех подрядчиков назначать срок сдачи на день-два раньше. Забыли вам сказать ;). 
Подводные камни
А теперь — три правдивые истории из жизни. Для тех, кто учится на чужих ошибках.
-
Иван Охломонов, директор юридической компании «Охломонов и К», заказал оформление и монтаж своего стенда. И не стал ничего контролировать, потому что был очень занят. Все делали работники типографии. В первый день выставки приехал он на открытие выставки. И увидел, что огромное изображение логотипа на щите над стендом закреплено кверху ногами.
-
Секретарь компании «Альтруист» Марина Пирогова заказала визитки сотрудникам для выставки. Писать письмо ей было лень, поэтому ФИО и название фирмы она продиктовал по телефону. Макет тоже утверждать не стала — некогда. На следующий день в компанию привезли визитки. С опечатками в записанных на слух фамилиях.
-
А Никита Простоквашин из фирмы «Буревестник» готовился к выставке заранее. Будучи специалистом в области рекламы и маркетинга, он обзвонил дизайн-студии, выбрал ту, которая дешевле. Сделал заказ. Заплатил аванс. Варианты не понравились. Дальше работать не было смысла, а предоплату не вернули. Заказал в другой студии.
Снова ориентируясь не на уровень, а на низкую цену. Сначала варианты ему не нравились, потом сроки стали поджимать, пришлось принимать, что было. Сдал файлы в типографию. Выяснилось, что файлы подготовлены в печать неправильно. Заплатил за переделку в типографии. Доплатил за срочность. К выставке успел.
Вопрос — какой ценой.
Что почём?
Не будем напоминать о том, что скупой платит дважды. Но и думать, что там, где дороже, сделают лучше, было бы ошибкой. Кроме того, стоит реально оценивать свои силы. Разбираетесь в полиграфии, есть время — размещайте заказы в типографиях (цифровой, офсетной, широкоформатной) сами, организуйте доставку.
Потратите силы и время, зато, может быть, выиграете в цене – если у вашей дизайн-студии нет в типографии партнерских скидок. Если нет времени на непредвиденные сложности, нет достаточных знаний — лучше закажите все в комплексе в дизайн-студии — едва ли получится заметно дороже (5-10% — отличная цена за спокойствие).
Зато контролировать весь процесс, организовывать и отвечать за качество будет один исполнитель.
Безусловно, цена заказа зависит от многих факторов.
От бумаги, печати дополнительными красками (например, серебром или золотом), возможных послепечатных наворотов (тиснение, дырочки или прорези, вырубка, покрытие лаком или ламинация, прокладка страниц калькой и многое другое) и, конечно, от сроков. Тем не менее, мы рискнем привести приблизительные «базовые» цены на подготовку и печать некоторых материалов для выставки.
- Беджи, 10 штук, оформление в фирменном стиле, цветная цифровая печать, включая дизайн-макет и сами пластиковые клипы — 2000 руб.
- Визитки, по 100 штук на 10 человек, оформление в фирменном стиле, односторонняя цветная цифровая печать, включая дизайн-макет — 6000 руб.
- Плакаты для оформления стенда, 5 штук размером 60×90 см, все разные, широкоформатная печать на бумаге с двухсторонней ламинацией или на самоклеющемся виниле, включая дизайн-макеты — 49500 руб.
- Мобильный стенд поп-ап размером 3×3 м, широкоформатная печать на бумаге с ламинацией, включая дизайн-макет — 64500 руб.
- Мобильный стенд Пикколо Гранд размером 90×215 см, широкоформатная печать на бумаге с ламинацией, включая дизайн-макет — 18500 руб.
- Буклет о компании — отпечатанный с двух сторон лист формата А4 с одним или несколькими сгибами. Офсетная полноцветная печать с двух сторон, бумага 150 г/кв.м, включая дизайн-макет, 1000 штук — 15000 руб.
- Каталог продукции/услуг компании — брошюра формата А5, 8 страниц, на скрепке, полноцветная печать с двух сторон, бумага 150 г/кв.м, включая дизайн-макет, 500 штук — 25500 руб.
Итоги
Надеемся, наш короткий экскурс поможет Вам в подготовке к любой выставке. И пусть каждая новая выставка удается вашей компании лучше, чем предыдущая!
На десерт: если какие-то термины, использованные в статье, не понятны Вам, обращайтесь к глоссарию дизайн-студии «100% КПД».
Благодарим за помощь в подготовке материала Маргариту Журавлеву, директора студии графического дизайна «100% КПД»
Посещение выставки: практические вопросы
Как вернуться с выставки налегке и привезти максимальное количество выгодных предложений? В Центре исследований выставочной индустрии (CEIR) выяснили, что 76 % посетителей мероприятий заранее расписывает свой график.
Очевидно, что хаотичные перебежки от одного стенда к другому ничем, кроме усталости, не закончатся. Тогда как планирование рабочего времени позволит извлечь пользу из коммуникации с экспонентами и участия в сопроводительных мероприятиях. Данные CEIR подтверждает практика: в среднем посетитель проводит на выставке шесть часов. И готовится к ней заблаговременно.
Как понять, что выставка мне подходит?
Соотнесите цели и возможности. Насколько посещение события будет эффективным, зависит от поставленных вами задач. Разделите их на: 1) приоритетные; 2) промежуточные; 3) перспективные. Например, посмотреть оборудование в действии, составить пакет специальных предложений, обсудить с партнером условия сотрудничества. Так вы поймете, чему стоит уделить внимание в первую очередь.
- Тем, кто еще не определился, предлагаем десять самых популярных*:
- 1. Изучение новых технологий
- 2. Общение с экспертами
- 3. Презентация новых продуктов
- 4. Тестирование новых продуктов
- 5. Ответы на интересующие вопросы
- 6. Поиск идей
- 7. Сравнение брендов
- 8. Конкурентная разведка
- 9. Решение конкретной проблемы
- 10. Сбор информации с целью дальнейшей покупки
*Отчет CEIR о причинах посещения выставок «What Attendees Want from Trade Exhibitions», 2013
Что нужно, чтобы посетить выставку?
Вход на мероприятие для специалистов осуществляется по предварительной регистрации. Заполните форму на официальном сайте, выберите необходимую категорию билета и получите приглашение по электронной почте. Вы можете приобрести билет по цене раннего бронирования, оплатив покупку онлайн, или по обычной стоимости в кассах – в дни работы выставки.
Входные билеты могут действовать в качестве проездных на некоторые виды транспорта, например в Германии. Льготные тарифы (для студентов, людей с ограниченными физическими возможностями) зачастую распространяются на однодневное посещение и доступны непосредственно в месте проведения выставки.
Как выбрать отель, чтобы он был рядом с выставкой?
Проживание в гостинице вблизи места проведения значительно экономит время. Сегодня услуги бронирования предлагают компании делового туризма, созданы центры при выставочных комплексах. Достаточно заполнить заявку или отправить запрос по электронной почте.
Международные системы онлайн-бронирования, такие как Booking.com, позволяют задать район города или даже выставочный центр. Ориентируйтесь на расстояние до ВЦ, уточните по карте, как далеко находится аэропорт, ж/д вокзал, основные достопримечательности.
Если хорошие варианты разобрали, поищите приемлемые отели чуть подальше, но с услугой трансфера.
Организаторы могут предоставлять участникам скидки на размещение. Посмотрите ближайшие гостиницы на сайте мероприятия. Забронируйте места заранее, ведь зачастую отели неподалеку заполняются за несколько месяцев.
Что взять с собой?
Подбирайте удобную обувь и костюм. Презентабельный внешний вид располагает к установлению деловых контактов. Возьмите как можно больше визитных карточек, ручку, блокнот, промо компании, необходимую литературу, флеш-накопитель. Оставьте место для материалов с выставки. Экспоненты предлагают каталоги, образцы и сувениры в пакетах, и все же держите при себе сумку на случай.
Как планировать посещение выставки?
Возьмите за правило составлять список экспонентов и потенциально интересных компаний. Подумайте, о чем вы хотите побеседовать с каждым из участников, — заранее подготовьте вопросы. Ознакомившись с продукцией, укажите в графике предмет встречи.
В помощь:
— список экспонентов (раздел «Участники и продукты»). — система назначения встреч (MatchMaking). Еще до начала выставки вы организовываете переговоры с экспонентами, и не исключено, что на платформе B2B-события может развиться самостоятельная сеть деловых контактов.
Распечатайте схему расположения стендов, где представлены интересующие выставочные зоны. Запланируйте маршрут с временными промежутками, предусмотрев короткие перерывы, возможные отвлекающие факторы. Помните, что во избежание очередей выставку желательно покидать за полчаса до закрытия.
Загрузите мобильное приложение выставки при наличии.
Ищите новые возможности в активностях деловой программы. Нетворкинг-сессии отлично помогают наладить связи с профессионалами отрасли и получить дополнительные знания. Посещайте семинары, участвуйте в конкурсах, разговаривайте с другими посетителями — второго шанса может не представиться.
Коллекционирование визиток не приносит пользы. Старайтесь узнать больше о людях, с которыми хотели бы познакомиться. Кто выступает с докладом, будут ли присутствовать руководители фирм, кому из коллег удастся пожать руку. Отмечайте значимые контакты и записывайте основные детали, чтобы связаться с ними в дальнейшем.
Возможно, вам придется пересылать материалы в офис, поэтому выясните условия доставки в нескольких службах. Что касается материалов, спрашивайте участников об отправке по эл. почте.
Как добраться?
Рядом с выставочным центром обязательно проходят маршруты общественного транспорта, находятся станция метро и автостоянка. Кроме основной карты местности, спутниковой или физической, на сайте мероприятия подробно описаны способы проезда: номера автобусов и трамваев, линии метро, сервисные центры.
Чтобы важная информация была под рукой, скачайте мобильную карту города, метро, а также расписание шаттлов до выставки и аэроэкспресса.
Приехав на выставку, сверьте график с выставочной программой и уточните время, когда вы посетите стенды участников. В конце дня подводите итоги: что удалось сделать и какие вопросы остались нерешенными. По возвращении соберите команду, чтобы оценить результаты посещения.
- Желаем вам успехов на выставках!
- Валерия Селезнева
- 7 шагов к оптимальной выставке
Подготовиться к выставке
Если за подготовку к выставочному мероприятию отвечает человек, не имеющий опыта в вопросе, как подготовиться к выставке, то все допущенные промахи неизбежно проявляются во время самого мероприятия. Если основные пункты подготовки может выполнить человек без специального образования, то список мелочей, которые необходимы для выездной деятельности, могут подсказать только профессионалы.
- Полиграфическая продукция. Часто новички не в состоянии правильно рассчитать необходимое количество буклетов, листовок, анкет, сувениров. Часто расход информационных и рекламных материалов зависит от спонтанных факторов. Именно поэтому опытный стендист всегда имеет при себе электронные версии всей необходимой полиграфической продукции и адрес ближайшей типографии, которая при необходимости примет заказ со срочным исполнением. Если есть возможность доставить буклеты и каталоги из офиса, то именно так и стоит поступить, когда информационные материалы начинают заканчиваться. Аналогичным образом стоило позаботиться о наличии необходимого количества промопродукции (папки, пакеты, подарки с изображением бренда).
- Все, что нужно для работы с посетителями стенда. Для работы с целевой аудиторией понадобятся анкеты, опросные листы, ручки, карандаши, скрепки, файлы, скобы и антистеплер, также стоит иметь при себе ножницы и скотч.
- Все необходимые документы. С собой необходимо иметь договоры на свет, воду и прочую инфраструктуру на стенде, также необходим договор аренды выставочного места. Все документы рекомендуется иметь как в оригинале, так и в виде копий, аналогичным образом поступают с оплаченными счетами.
- Командировочные удостоверения, пропуск на стояку транспорта, приглашения на выставку и пропуски на выставку для сотрудников. Также необходимо иметь документы на ввоз/вывоз выставочных экземпляров продукции, именные бэйджи.
- Ноутбук и информационные носители (диски, флешкарты), камера, фотоаппарат, диктофон, калькулятор.
- Принтер с расходниками к нему.
- Техника для демонстрации рекламных роликов и презентаций – экран и оборудование к нему, как вариант, может присутствовать проектор с оборудованием
- Фонарик и батарейки к нему.
- Электрический чайник, посуда, сладости и напитки.
- Удлинитель.
- Зеркало, мешки для мусора.
- Аптечку со стандартным набором средств от желудочных расстройств, аллергии, головной боли и пр.
- Нитка с иглой и фирменная одежда.
- Навесной замок.
Для того чтобы ориентироваться не только на выставке, но и в незнакомом городе, нужно иметь план выставочного центра с указанием мест расположения стендов и карту города.
Также по приезду на выставку необходимо узнать такие вещи первой необходимости: где расположен гардероб и медпункт, администрация, кафе, туалеты, пункт обмена валют, ресторан, камера хранения, а также место расположения городского телефона и факса.
Также в любом выставочном комплексе всегда есть возможность дать радиообъявление.
Обязанности персонала на выставках
Чтобы персонал знал, как подготовиться к выставке до ее открытия, проводится подробный инструктаж. Вообще, на самой выставке все должны быть на местах за полчаса до открытия и решать все накопившиеся вопросы – собираться на стенде во время выставки не стоит, исключением являются только экстренные случаи.
До начала работы выставки необходимо проверить работоспособность оборудования – если в технике имеются неполадки, которые часто являются следствием небрежной транспортировки, то до начала мероприятия будет время на ремонтные работы.
Состояние выставочного и демонстрационного оборудования нужно проверять ежедневно, также нужно отслеживать наличие полиграфической и промопродукции на стенде.
Желательно, чтобы на стенде присутствовали технолог и/или конструктор.
При любой подготовке стендист будет не в состоянии ответить на узкоспециализированные вопросы, особенно это касается конструкции оборудования и технологических процессов, в которых техника может использоваться.
Если нет возможности укомплектовать команду такими специалистами, стоит обеспечить прямой канал связи – проще все это сделать через интернет, воспользовавшись программой он-лайн разговоров.
Вообще, что касается работы персонала, то менеджер должен следить не только за качеством их работы, но и за выполнением графика смены работников.
Чтобы выставка прошла успешно, стендисты должны не только пройти грамотную подготовку, но и быть заинтересованными в результате своей работы.
Именно потому, что от качества работы стендистов зависит 60% успешности мероприятия, необходимо заранее проработать систему мотивации работников, которые будут находиться на стенде, и донести эту систему до стендистов.
Ещё интересные ссылки на статьи
Научные и технические выставкиЭкспозиция выставки: подготовка, основные правилаИнтерактивная выставка
Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.
Этикет и искусство: Как ходить на выставки правильно
Не так давно мне попалась в руки книга «Поклонник вашего таланта: искусство и этикет» издательства Ad Marginem.
Признанные специалисты в области современного искусства с определенной долей юмора и в формате диалога размышляли о том, что такое хорошо, а что такое плохо. Конечно, в книге очень много надуманного, а также описаны ситуации, в которых большинство никогда не окажется.
Если вы не профессиональный арт-критик или коллекционер, то даже вдаваться в такие подробности вам не к чему.
Но вы никогда не знаете, кем окажется ваш новый заказчик или где назначит встречу деловой партнер.
Потому ходить на выставки правильно и культурно — очень важно. В своей статье я решила немного адаптировать советы, приведенные в книге, и рассказать о самых распространенных ошибках при посещении галереи или музея.
Про фотографированиеКак правило, фотографировать в крупных музеях и галереях разрешено, — об этом могут свидетельствовать специальные символы на входе. Некоторые государственные институции продают специальные билеты, по которым вы будете иметь право производить фотосъемку.
Совет: Если у вас профессиональный интерес и любительских фотографий на камеру вам мало — нужны профессиональные снимки работ, представленных в галерее, обратитесь к сотрудникам. Скорее всего, они будут рады выслать вам файлы в электронном виде. Более того, информация всегда присутствует на официальных сайтах или в социальных сетях, где вы без труда найдете нужные вам фотографии.
В частных галереях о разрешении на съемку правильнее поинтересоваться у администратора. Дело в том, что некоторые современные авторы боятся, что их идеи будут заимствованы и не позволяют фотографировать свои творения.
Если съемка выставки запрещена, то всегда есть выход: если речь идет о музейной выставке, ретроспективе, то непременно будет издан каталог с профессиональными фотографиями.
Он и будет служить вам хорошим воспоминанием об этом дне, проведенном на выставке.
Про селфи в галерее
Со съемкой предметов искусства все понятно, а вот совершенно другое дело — это фотографировать ваших друзей или близких на фоне экспозиций в галереях и музеях.
Нередки случаи, когда в процессе съемки посетители попросту не замечают хрупкие объекты или части инсталляции и задевают, ломают их. Всегда помните о цели посещения выставки — главное ведь, не сделать пару удачных селфи, а увидеть что-то новое.
Совет: Если вы выкладываете фото в социальные сети, не забывайте подписывать автора работы и место, где селфи было сделано.
Dana Nichols
Про необоснованную критикуПравило, которое у нас чаще всего не соблюдается и это очень печально (в особенности этот тезис касается экспозиций современного искусства) — каждый зритель, пришедший на выставку, считает своим долгом громко заявить: «Я тоже так могу» или «Мой ребенок сделал бы лучше».
Такая фраза выставит вас в не лучшем свете.«Подождите, пока вы окажетесь по меньшей мере в шести кварталах от того места, где проходила выставка, и только тогда можете давать свои отрицательные оценки», — рекомендуют авторы книги.
Ведь если выставка состоялась, значит для определенного круга профессионалов она что-то значит.
Совет: Попробуйте разобраться в материале; конечно, многое приходит с опытом, но знание имен ведущих современных художников — это тоже ваш кругозор.
К сожалению, в России едва ли не каждый пришедший в галерею, отпускает какую-нибудь колкость в адрес художника.
Мой совет — всегда читайте тексты аннотации в галерее или на сайте: концепции современных выставок сложно раскрыть, не прочитав сопроводительного материала.
Экспонаты руками не трогатьОб этом музейном правиле не следует забывать, приходя на любую выставку. Единственное исключение — если сам проект подразумевает взаимодействие и контакт зрителя с объектом.
Многие выставки Science art (научного искусства) созданы по принципу вовлечения зрителя в процесс создания объекта и непосредственной коммуникации. Но это только исключение: во всех других случаях, если вы идете на выставку, помните — не предполагается, что вы будете трогать экспонаты руками.
Rikki Snyder
Цена искусстваВыносить из галереи прайс-лист не принято. На этот тезис может быть тысяча объяснений, просто примите этот факт как данность.
Чаще всего необходимо лично познакомиться с представителем галереи и объяснить, что вы только планируете совершить свою первую покупку. После чего попросите у менеджера выслать вам прайс на понравившуюся работу по электронной почте.
Именно так выглядит общепринятая практика продажи искусства — в конце концов, вы ведь не в магазине постеров, где на каждом товаре должен висеть ценник.
Загрузка...
